Digitalisierung, die wirkt.

Wir automatisieren die Prozesse Ihrer Haus- und Immobilienverwaltung mit KI-gestützten Workflows – damit Ihre Teams wieder Zeit für das Wesentliche haben.


PROPFLOW ist die spezialisierte IT- und Digitalisierungsberatung für mittelständische Haus- und Immobilienverwaltungen. Wir verbinden Branchenwissen mit moderner Prozessautomatisierung und KI – unabhängig von einzelnen Software-Anbietern.

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Ihr Partner für digitale und automatisierte Immobilienverwaltung

Wir kennen typische Engpässe wie Nebenkostenabrechnung, Objektkommunikation, Dokumentenflut und manuelle Freigabeprozesse und digitalisieren genau diese Abläufe.

Der deutsche Mittelstand für Immobilienverwaltungen steht unter Druck: Fachkräftemangel, steigende Anforderungen und fragmentierte IT-Systeme erschweren den Alltag der Property Manager.

PROPFLOW ist die spezialisierte IT-Beratung, die diese Herausforderungen praxisnah löst. Wir kennen die Prozesse in der Immobilienverwaltung aus erster Hand und kombinieren dieses Wissen mit fundierter Digitalisierungsexpertise.

Statt abstrakter Strategien liefern wir umsetzbare Lösungen: automatisierte Workflows, integrierte Systeme und messbare Entlastung für Ihre Teams.

Symbol eines Mikrochips oder eines Computerchips

KI-gesützte Automatisierung

Mit Hilfe von künstlicher Intelligenz optimieren wir wiederkehrende
Prozesse – skalierbar und praxistauglich.

Linienzeichnung eines Hochhauses mit mehreren Türmen und Fenstern

Praxisnahes Branchenwissen

Wir kennen die Abläufe, Bedarfe und Engpässe in der Immobilienverwaltung bis ins Detail.

Symbol für einen Hyperlink oder Verkettung, bestehend aus zwei verbundenen Kettengliedern

Schnittstelle statt Insellösung

Wir integrieren PropTech-Lösungen und Systeme reibungslos in den Arbeitsalltag der Property Manager.

Unser Leistungsangebot

Ob Sie Ihre Hausverwaltung schrittweise digitalisieren, Prozesse automatisieren oder KI-Lösungen integrieren möchten – wir bieten ein klares Leistungsportfolio, das auf mittelständische Immobilienverwaltungen zugeschnitten ist.

  • Wir analysieren Ihre Prozesse, identifizieren Automatisierungspotenziale und entwickeln eine realistische Roadmap, die zu Ihrer Organisation passt.

    Ob KI, PropTech-Lösungen oder Workflows: Wir wählen Technologien, die nachhaltig wirken, unabhängig von einzelnen Anbietern.

    ✓ Potenzialanalyse & Digitalstrategie
    ✓ Softwareauswahl & Systemarchitektur
    ✓ Projektleitung und -umsetzung

  • Wiederkehrende Aufgaben kosten Zeit und Nerven. Wir machen Schluss mit manuellen Excel-Listen, E-Mail-Chaos und redundanten Klicks.

    Durch Nutzung von KI-Tools und branchenspezifischen Plattformen automatisieren wir Übergaben, Abrechnungen, Kommunikation u. v. m.

    ✓ KI-gestützte Workflows
    ✓ BPMN 2.0 Prozessmodellierung
    ✓ Schulung, Testing & Go-Live

  • Digitalisierung wirkt nur, wenn sie verstanden und akzeptiert wird. Deshalb schulen wir Ihre Teams dort, wo der Wandel beginnt: im Alltag.

    Ob agile Methoden, Change Management oder PropTech-Schulungen – wir machen Ihre Mitarbeitenden fit für die digitale Immobilienverwaltung.

    ✓ Workshops zur Prozessautomatisierung
    ✓ Führungskräfte-Coachings
    ✓ PropTech- & Software-Trainings

  • Nach dem Projekt ist vor dem Betrieb. Wir sorgen dafür, dass Ihre Systeme stabil laufen, Prozesse optimiert bleiben und Support stets erreichbar ist.

    Mit 24/7 Monitoring, Wartung und Partner-Management sichern wir Ihre digitale Infrastruktur langfristig ab.

    ✓ Helpdesk & technischer Betrieb
    ✓ Workflow-Monitoring & Updates
    ✓ Koordination externer Tools & Anbieter

Kontakt

Person arbeitet an einem Laptop in einem modernen Büro mit Kaffee, Smartphone, Notizblock, Fernseher, Fernbedienung, Telefon und einem schwarzen Sessel.

FAQ

Häufig gestellte Fragen zur Digitalisierung der Haus- und Immobilien-verwaltung

  • Wir arbeiten vor allem mit mittelständischen Haus- und Immobilienverwaltungen, die ihre Verwaltung strukturiert digitalisieren und Prozesse automatisieren möchten – unabhängig davon, ob sie schon erste Tools eingeführt haben oder noch am Anfang stehen.

    Wenn Sie unter Fachkräftemangel, Medienbrüchen, manuellen Abläufen oder einer unübersichtlichen IT-Landschaft leiden, sind Sie bei uns richtig.

  • In vielen Fällen: nein. Oft lohnt es sich, auf der bestehenden Hausverwaltungssoftware aufzubauen und digitale Workflows sowie KI-Lösungen darum herum aufzubauen.

    Wir prüfen gemeinsam, ob sich Ihre Systeme sinnvoll integrieren und erweitern lassen und empfehlen nur dann einen Wechsel, wenn er wirklich wirtschaftlich sinnvoll ist.

  • Wir verkaufen keine eigene Software. Stattdessen beraten wir Sie unabhängig und helfen Ihnen, die für Ihre Immobilienverwaltung passenden digitalen Lösungen und PropTechs auszuwählen und zu integrieren.

    Zudem kombinieren wir Digitalisierungsstrategie, Prozessautomatisierung, KI-Integration und Schulung – also alles, was Sie brauchen, damit Digitalisierung im Alltag Ihrer Hausverwaltung funktioniert.

  • Ein Projekt beginnt meist mit einem Digitalisierungs-Check und einer Potenzial- bzw. Bedarfsanalyse. Danach erarbeiten wir gemeinsam ein Zielbild und eine Roadmap für die Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung.

    In der Umsetzung setzen wir priorisierte Use Cases um, bauen Workflows und binden KI-Lösungen ein. Danach folgen Schulungen, Roll-out und – wenn gewünscht – eine begleitende Betreuung durch unsere Managed Services.

  • Das hängt von Ihrer Ausgangslage ab – typische Effekte in der Prozessautomatisierung von Immobilienverwaltungen sind:

    • Deutliche Reduktion manueller Arbeitsschritte

    • Schnellere Durchlaufzeiten (z. B. bei Rechnungen und Freigaben)

    • Weniger Fehler und Nacharbeit durch klare Workflows

    • Bessere Transparenz für Geschäftsführung und Property Manager:innen

    Konkrete Kennzahlen definieren wir gemeinsam im Projekt, damit Sie den Erfolg der Digitalisierung messen können.

  • Wir orientieren uns an den geltenden Datenschutzanforderungen (insbesondere DSGVO) und arbeiten eng mit Ihrer internen IT oder externen Dienstleistern zusammen.
    Bei der Integration von KI in der Immobilienverwaltung achten wir darauf, dass sensible Daten geschützt bleiben und nur dort verarbeitet werden, wo es rechtlich und technisch sinnvoll ist.

  • Digitalisierung und Prozessautomatisierung sind zwar Teamaufgaben, aber wir wissen, dass Ihre Schlüsselpersonen im Tagesgeschäft kaum Luft haben.

    Deshalb gestalten wir unsere Zusammenarbeit so ressourcenschonend wie möglich:
    Wir arbeiten uns eigenständig in Ihre bestehende Prozess- und Systemlandschaft ein, nutzen vorhandene Unterlagen und Daten und bündeln Abstimmungen in wenige, gut vorbereitete Termine.

    Von Geschäftsführung, Teamleitungen und IT benötigen wir in der Regel nur punktuell Zeit für Entscheidungen, Validierung und Feedback.
    In der Umsetzung arbeiten wir überwiegend eigenständig und binden Ihr Team vor allem dort ein, wo es wirklich nötig ist: Bei Tests, Feedback und praxisnahen Schulungen.

  • Ja. Mit unseren Managed Services unterstützen wir Sie auch nach dem Projekt beim Betrieb und der Weiterentwicklung Ihrer digitalen Immobilienverwaltung.

    Wir überwachen zentrale Workflows, nehmen Anpassungen vor, wenn sich Prozesse ändern, und koordinieren bei Bedarf Software-Anbieter und PropTech-Partner.